Fällt ein Sachverhalt in den Anwendungsbereich dieser Regelung für Hinweisgeber, so hat der Hinweisgeber die Möglichkeit, sich an den Compliance-Beauftragten zu wenden. Die Meldung an die Vertrauensperson erfolgt ausschließlich per E-Mail an chris@vistafinance.nl.
Auch externe Dritte können über diese E-Mail-Adresse einen Bericht einreichen.
Der Gleichbehandlungsbeauftragte bestätigt dem Berichterstatter den Bericht innerhalb einer Woche. Der Compliance-Beauftragte teilt dem Melder auch mit, wie und innerhalb welcher Frist seine Meldung zu behandeln ist. Diese Frist beträgt spätestens vier Wochen nach Erhalt des Berichts.
Diese Whistleblower-Regelung bezieht sich auf die folgenden Situationen:
- Handlungen, die zu strafbaren Handlungen durch die buchführende Organisation oder ihre Mitarbeiter führen
- Alle tatsächlichen oder vermuteten sonstigen Verstöße gegen externe Gesetze und Vorschriften durch die buchführende Organisation oder ihre Mitarbeiter
- Alle tatsächlichen oder vermuteten sonstigen Verstöße gegen interne Gesetze und Vorschriften durch die buchführende Organisation oder ihre Mitarbeiter
- Einschüchterung von Mitarbeitern durch Kollegen oder Vorgesetzte (drohend oder nicht)
- Unregelmäßige Zerstörung oder Manipulation von Daten oder Informationen (drohend oder nicht)
- Darüber hinaus müssen alle Situationen, die nach Ansicht des Meldenden für eine Meldung an die Vertrauensperson in Frage kommen
- Fällt ein Sachverhalt in den Anwendungsbereich dieses Hinweisgebersystems, informiert der Compliance-Beauftragte den Partner unverzüglich. Der Compliance-Beauftragte benachrichtigt auch den Berichterstatter darüber.
- Im Falle eines (drohenden oder sonstigen) Verstoßes gegen interne oder externe berufsrechtliche Vorschriften.
Wenn der Compliance-Beauftragte den Partner im Sinne der Punkte 6 und 7 informiert, gibt er die Quelle nicht preis. Der Compliance-Beauftragte informiert den Melder innerhalb von mindestens vier Wochen nach Erledigung seiner Meldung über die getroffenen Maßnahmen. Reicht diese Frist aufgrund unvorhergesehener Umstände nicht aus, informiert der Compliance-Beauftragte den Melder darüber und gibt die Frist an, innerhalb derer der Melder über die Erledigung seiner Meldung informiert werden wird.
Meldungen über einen (drohenden oder sonstigen) Verstoß gegen interne oder externe berufsrechtliche Vorschriften werden in jedem Fall vom Compliance-Beauftragten unter Wahrung der Vertraulichkeit bearbeitet.